近年來，電子化、網(wǎng)絡(luò)化、信息管理不斷進(jìn)步，通過檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)的電子檔案給檔案工作帶來了諸多方便。但是，公文閱辦、文檔查詢、借閱清退等工作仍然離不開紙化文檔。從實(shí)際情況看，紙化文檔在相當(dāng)歷史時(shí)期內(nèi)不可取代。紙化文件在實(shí)際應(yīng)用中，交接手續(xù)繁瑣，漏洞百出，因?yàn)槿藛T更迭，遺失、損毀等現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案在實(shí)體庫房管理中，盤點(diǎn)多少形同虛設(shè)。怎樣運(yùn)用電子技術(shù)克服紙化文檔管理工作煩瑣，堵塞可能出現(xiàn)的漏洞，是文檔管理中亟待解決的問題。當(dāng)前，RFID射頻識(shí)別技術(shù)日臻成熟，正被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，愈來愈顯示出這一高新技術(shù)的顯著作用，這就為我們運(yùn)用RFID射頻識(shí)別技術(shù)逐步代替人工管理文檔提供了良好的機(jī)遇。

 電子標(biāo)簽與傳統(tǒng)條形碼的對(duì)比

讀取范圍

條形碼必須接觸式單個(gè)讀取， 電子標(biāo)簽可以無接觸式批量讀取。

讀取速度

條形碼單個(gè)讀取，2-3秒1冊(cè)，電子標(biāo)簽每秒可讀取50-100冊(cè)

讀取距離

條形碼需要在10厘米范圍內(nèi)讀取，電子標(biāo)簽最遠(yuǎn)可達(dá)15米的讀取范圍。

安全性

條形碼無加密，電子標(biāo)簽可實(shí)現(xiàn)多種加密算法

存儲(chǔ)性

條形碼智能存儲(chǔ)數(shù)字，電子標(biāo)簽可存儲(chǔ)字符

重復(fù)利用

條形碼不可擦寫，電子標(biāo)簽可重復(fù)擦寫利用

項(xiàng)目達(dá)到的成果

·        

安全控制

實(shí)現(xiàn)了檔案出入庫的安全控制，解決了檔案隨意進(jìn)出庫房的問題。對(duì)于每次檔案進(jìn)出的合法狀態(tài)，帶出人員進(jìn)行記錄。

·        

檔案清點(diǎn)

解決了傳統(tǒng)人工檔案盤點(diǎn)不清，檔案存放位置易出錯(cuò)的難題，實(shí)現(xiàn)快速自動(dòng)化的盤點(diǎn)技術(shù)，大大節(jié)省了人力物力。

·     檔案查找

對(duì)于放置錯(cuò)誤的整本檔案，通過RFID排架定位，確定以格為單位的最小搜索范圍。

·檔案追溯

可對(duì)每一卷檔案出入庫數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘與分析，并配合大屏實(shí)時(shí)顯示檔案追溯列表。每本檔案何時(shí)出庫，何時(shí)入庫等情況一目了然，做到庫房監(jiān)控全方位。

 （一）   基本功能

采用RFID智能密集架技術(shù)來識(shí)別、追蹤、實(shí)時(shí)監(jiān)控和定位檔案館的架上檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的順架、查找、盤點(diǎn)、位置糾錯(cuò)等功能。

RFID采集

RFID檔案存取

存取記錄

日常盤庫

用戶管理

進(jìn)出通道安裝檢測門，對(duì)于進(jìn)出檔案庫房的檔案進(jìn)行出入檢測。正常借閱手續(xù)安全通過，如未進(jìn)行正常借閱調(diào)取檔案之手續(xù)，可進(jìn)行報(bào)警。